Assistent*n der Geschäftsführung | Verwaltung/Organisation

Montag, 02. Mar 2026

Stellen-ID: 2025-12-ASGF-MA

Über uns

Das Institut für Angewandte Bauforschung (IAB) Weimar ist eines der führenden wirtschaftsnahen Forschungsinstitute in Thüringen. Seit über 30 Jahren entwickeln wir gemeinsam mit Partnern aus Industrie und Wissenschaft innovative Geräte, Verfahren und Materialien für das Bauwesen. Mehr als 120 Mitarbeitende arbeiten bei uns an praxisnahen Lösungen, die die Bauwelt von morgen gestalten. Damit sind wir ein wesentlicher Akteur am Bauforschungsstandort Weimar.

Zur Verstärkung der Verwaltung unseres Instituts suchen wir ab dem 01.02.2026 eine engagierte Persönlichkeit als Assistent/-in der Geschäftsführung. Sie bringen Organisationstalent, Kommunikationsfreude und kaufmännisches Verständnis mit und unterstützen unsere Geschäftsführung in sämtlichen administrativen und organisatorischen Aufgaben.

Ihr Aufgabenfeld

Koordination von Terminen der Geschäftsleitung
Empfang, Begrüßung und Betreuung von Gästen
Betreuung von Konferenzräumen
Telefonzentrale, E-Mail- und Postbearbeitung
Verwaltung und Beschaffung von Büromaterial
Allgemeine administrative Tätigkeiten
Vorbereitung und Organisation von Gremiensitzungen
Eigenverantwortliche Bearbeitung von Vereinsangelegenheiten
Vorbereitung von Tagungen, Ausstellungen und Messen
Reise- und Terminorganisation
Professionelle Korrespondenz
Archivierung

Ihre Fähigkeiten/Qualifikationen

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung idealerweise mit Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position
Eigenverantwortliche, organisierte und strukturierte Arbeitsweise
Loyalität und Professionalität
Souveränes Auftreten gegenüber Kunden und Geschäftspartnern
Sicherer Umgang mit MS Office
Sehr gute Deutsch- (Muttersprachler oder min. Niveau C1) und gute Englischkenntnisse (min. Niveau B1) in Word und Schrift